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    江苏省现代光学技术重点实验室


    管理办法与有关规定


    一、实验室管理办法

    二、学术委员会工作条例

    三、实验室工作条例

    四、安全措施与规定

    五、访问学者暂行条例

    六、客座人员暂行办法

    七、协作科研管理办法

    八、档案管理

    200712

    一、       实验室管理办法

    第一章总则

    第一条:江苏省现代光学技术重点实验室(以下简称实验室)是我省区域性科技创新体系的重要科技基础设施之一,是开展现代光学技术研究的重要基地。为推动我省现代光学技术研究,提高现代光学技术研究的创新水平和持续创新能力,加强重点实验室建设与运行的管理,特制定本办法。

    第二条:本实验室旨以现代光学技术研究为重点,瞄准国际前沿或关系国民经济发展的重大科学和技术问题,开展高水平的探索,实现知识创新,提供技术储备,培养学术带头人。

    第三条:本实验室以苏州大学为主要依托单位,是相对独立的科研机构,按照统一规划进行建设,并加强与本领域有较强科研实力的重点科研机构、高等院校等的合作,实行开放、流动、联合、竞争的运行机制。


    第二章管理体制与职责

    第四条:江苏省教育厅是本省重点实验室建设和运行的主管部门。本项目由学校成立重点实验室领导小组及协调办公室(以下简称办公室),研究处理实验室建设、管理和开放中的重大问题。省重点实验室实行依据学术委员会决策、参谋下的主任负责制。

    第五条:项目任务书、项目合同是本重点实验室建设项目据以验收、考核的主要文件,其中项目合同具有法律约束力。实验室为对外开放的科研机构,实行开放共用的管理体制和“边建设、边研究、边开放”的原则,以研究及开放工作为主,同时承担培养研究生和科技人才的任务。

    第六条:学术委员会由国内外高水平同行或相关学科专家组成,任期三年。学术委员会负责评审和决定实验室的研究方向、主要研究内容、课题基金指南、开放课题和评价研究成果等。学术委员会每年至少开一次例会,非本校委员根据需要采取不定期通讯方式进行工作。

    第七条:实验室主任全面负责实验室的建设和发展规划的制定,组织实验室的科学研究、学术活动,负责经费管理、专职人员聘任、开放管理、资产管理和行政管理等工作。实验室正、副主任任期一般为三年。学校可为主任配备助手,协助处理日常事务工作。

    第八条:实验室副主任的职责为协助主任制定实验室建设规划和年度计划,组织开展科学研究与技术开发,开展学术交流,负责技术队伍建设和实验室设备与环境条件建设;做好实验室开放和后勤保障工作;负责实验室各类经费的使用与管理;做好实验室有关信息、资料、成果、设备技术资料的收集归档工作;进行年度总结、接待有关部门检查、评议和评估、宣传报道等事宜。




    第三章   实验室人员


    第九条:实验室人员由固定人员和校内外的客座人员组成。

    1.实验室固定人员

    (1)实验室在核定编制内,通过竞聘配备一支年龄和知识结构合理、能与实验任务相适应的人员梯队,以保证实验室各项任务的完成和开放工作的正常开展。尤其要选好学术带头人。学术带头人必须有坚定的政治方向,学术造诣较深,作风正派,勇于开拓,管理能力较强。同时还要选配、培养好中青年骨干力量。特别重视吸收学有成就的留学回国人员参加实验室研究工作。

    (2)实验室固定研究人员主要从事科学研究、科技开发和研究生培养工作,并积极为实验室建设方向和目标的实现提出合理化建议。同时要加强与客座研究人员的合作。

    (3)实验室固定人员实行国内外公开招聘。保证实验室建设和开放工作的高质量完成。

    (4)选配精通仪器性能和工作认真负责的实验技术人员负责仪器设备的管理、操作和维修工作,保证设备的完好和正常运行。实验室应鼓励和支持实验技术人员从事实验技术、实验方法、仪器设备的功能开发与升级以及管理工作方面的研究。

    2.客座研究人员

    (1)客座研究人员由本校和外单位两部分组成。

    (2)客座研究人员是实验室的重要研究力量,实验室应加强与他们的联系,提供来室工作的研究条件、生活条件和周到的后勤保障服务,使实验室真正成为一个具有良好学术氛围的研究基地。

    (3)客座研究人员必须遵守我校实验室管理、开放基金管理、科技成果管理等有关方面的制度。


    第四章经费与资产管理

    第十条:本实验室经费以“省重点实验室”名义在学校财务部门单独建帐,由室主任按实验室计划任务书及有关规定使用、核算,执行国家规定的科研机构财务会计制度。

    第十一条:本实验室建设所需的资金,由省财政、主管部门及依托单位共同筹集。

    第十二条:每年安排的专项经费依照项目任务书和项目合同,用于实验室的建设、运行管理和开展科研,如购置必要的关键仪器、设备、技术软件,进行实验室技术改造等。实验室用房及水、电、气等配套条件,尽量利用现有设施调剂解决;必须新建、扩建的,应纳入基建计划并由主管部门负责经费筹集。实验室的各类经费按下列规定进行管理:

    (一)建设经费

    (1)省政府资助的实验室建设费,主要用于装备现代化的、先进实用的仪器设备,以及引进必要的技术软件等。

    (2)用实验室建设费购置大型仪器设备,应按学校有关规定进行调研、论证,办理申购、审批手续。

    (3)实验室建设费单独建帐建卡,由校财务处指定专人管理。一次支付五万元以下的,由实验室主任审批,五万元以上的室主任审批后需经学校有关领导签字同意。建设费的所有开支需经实验室与设备管理处批准盖章后方可报销。

    (二)  运行费

    1.运行费的支出范围

    (1)实验室行政管理与业务活动费用;

    (2)学术委员会活动及召开室内学术会议费用,学术委员会委员适当的津贴;

    (3)仪器设备维护、更新、计量、标定等费用;

    (4)其他它必要的开支。

    2.运行费由实验室主任编制使用计划和负责审批。

    (三)开放经费

    1.开放经费主要用于以下内容的支出:

    (1)开放课题补贴。主要用于研究工作需要的材料费、小型配套设备购置费、仪器租用费、加工费、测试费以及水、电、气消耗费等。

    (2)客座研究人员来实验室工作的交通、住宿费及津贴补助费等。该项内容的支出不得超过开放经费的30%。

    (3)主办国际、全国性学术会议补贴。

    (4)与开放课题直接有关的其它费用。

    2.课题结题后,结余经费和用开放课题经费购置的仪器、材料等必须留在本实验室。

    第十三条:由省财政拨款购置的仪器、设备等固定资产属于国有资产,应单独登记造册,按照学校有关规定管理。

    第十四条:实验室完成组建任务时,在向省科技厅申请验收之前,由审计部门对财务支出状况进行审计。实验室建设项目的验收与其财务决算验收、固定资产验收同时进行。验收时除提交验收申请、建设总结以及有关管理制度外,同时提交其财务决算报告草案、固定资产验收清单及审计报告等,并对结余经费加以说明。

    第十五条:项目通过验收后一个月内,实验室建设项目负责人及校财务部门应将最终的财务决算报告上报省科技厅。

    第十六条:实验室建设项目结束后,在实验室建设过程中购置或试制的仪器设备,由学校行使使用权,其维护运转费用原则上由学校承担。

    第十七条:经费报销时各种凭证包括“报销单”上经手人、记帐、入库等必须齐全,最后由实验室主任审核签字并按学校有关规定程序办理,同时接受学校财务审计部门的监督。

    第十八条:实验室的各项经费使用情况应接受上级领导部门、学术委员会、校财务处的检查、监督和校审计处的审计。

    第十九条:本实验室的仪器设备实行专管专用,并确保各研究课题的顺利进行。科研工作按课题组进行,每个课题组由课题负责人及若干成员组成,实验室的使用按课题的要求与进度由办公室负责安排。凡在本实验室工作的人员必须遵守本室的规章制度。


    第五章运行与管理

    第二十条:实验室应紧紧围绕现代光学技术积极开展科学研究,加强基础研究、应用基础研究,积极鼓励与国内外重点大学和科研院所、工矿企业的合作,承担高层次科研项目,增强开展重大项目研究和创新的能力,努力形成自身特色,为促进地方科技、经济的发展作出贡献。

    第二十一条:本实验室采取边建设、边运行、边开放的工作方针。实验室应加强国内外学术交流,活跃学术思想,促进实验室的科学研究工作的开展。积极创造条件,邀请国外知名学者来室合作研究或与国外有关单位联合建设实验室,联合培养研究生和青年研究人员,以提高实验室在国际上的影响。实验室鼓励和接纳外单位人员自带课题和经费来室开展研究工作,并与省有关工程技术研究中心、科研机构、科技型企业等创新主体建立良性的互动关系。

    第二十二条:本实验室作为独立的科研单位可申报省各类科技计划项目。实验室可组织国内外科研力量共同承担国家、省、部等各类科技计划任务及政府间国际科技合作项目。

    第二十三条:建立“开放、流动、联合、竞争”的运行机制,促进实验室的全面开放,吸引、聚集国内外优秀学者在科学技术的前沿领域开展高水平的研究,培养高层次科技人才,进一步提高实验室先进仪器设备的使用率,实现资源共享,提高建设效益。实验室仪器设备开放使用时按学校有关规定酌情收取一定费用。

    第二十四条:开放课题实行上级主管部门、学校、实验室三级管理体制。

    (1)实验室负责对开放课题的研究计划、经费预算计划进行初审,督促其按计划实施;开放课题完成后将原始记录、实验资料和科研成果等全部资料进行归档。

    (2)实验室与设备管理处负责开放课题的审核、上报、监督,对开放课题的进展和经费使用情况进行检查,并按年度做好统计、汇报工作。

    (3)上级主管部门负责开放课题的统筹、审批与指导。

    第二十五条:开放课题的申报

    (1)开放课题的申报对象为本学科和相关学科的国内外、校内外研究人员(本实验室人员不得申报)。申请者一般应从事过较长时间的相关研究工作,具有副高级以上专业技术职务,或中级专业技术职务和取得博士学位者(需经具有高级专业技术职务的专家推荐)。开放课题应优先资助国内重点大学、中科院所科研人员申请的课题,我校各院系、部门的申请者不得超过项目总数的40%。

    (2)申报程序

    课题每年申报一次。实验室根据计划任务书的目标、研究方向和本实验室的装备条件,在每年的九月份公开发布《开放课题项目指南》。申请者根据开放课题指南选定课题,并按上级主管部门的文件和校主管部门的通知要求,填写《开放研究课题申请书》于每年的11月30日交到本实验室办公室。实验室学术委员会负责对开放课题进行评议初审,经学校审核后,由实验室与设备管理处负责上报。开放课题经上级主管部门审批,择优资助,并下发文件确认为省教育厅研究课题。

    第二十六条:成果管理

    (1)开放课题完成后,研究人员须向实验室申请结题,填报《省级重点实验室开放课题项目验收结题书》,按《苏州大学科研管理办法》的有关要求,到科研处办理结题手续。

    (2)结题时须将实验资料(含实验原始记录)等交实验室存档,把科研成果和财务决算报告报送实验室与设备管理处,审核后统一上报上级主管部门,并将课题完成情况通报研究人员所在单位。

    (3)开放课题的研究成果由实验室与研究者所在单位共享。公开发表论文要明确标注“江苏省现代光学技术重点实验室开放课题经费资助项目”;申报成果鉴定、奖励等,均署名统一格式为:“江苏省现代光学技术重点实验室”和“××单位”(并列),并将论文、鉴定资料、获奖证书等复印件送实验室存档。

    第二十七条:在课题研究过程中,如研究计划有较大变动,须报省科技厅批准。

    第二十八条:实验室接受由省科技厅、省财政厅负责组织的建设阶段考评和验收。

    第二十九条:实验室建设过程中每半年向省科技厅书面汇报一次建设和研究进展情况:每年年终向省科技厅、省财政厅提供年度建设、研究情况报告和年度经费决算报告,并编制年鉴。

    第三十条:本实验室根据运行发展需要,聘任有威望的专家为客座研究人员,进行学术交流和指导。客座研究人员的聘任应严格任期,保持一定的流动量。

    二、学术委员会工作条例

    1.本委员会名称为“江苏省现代光学技术重点实验室学术委员会”,简称“学术委员会”。

    2.主要职责:

    (1)    确定或修正研究方向及主要研究内容;

    (2)    制定或修订《开放课题申请办法》;

    (3)    受理评审 《开放课题申请书》;

    (4)    审议实验室年度科研工作计划及年度报告;

    (5)    主持论文答辩;

    (6)    对研究成果进行评价。

    3.人员组成:

    学术委员会由7-11人组成。应具有高级技术职称,学委会成员由实验室主任推荐,校重点实验室领导小组审议批准后报江苏省科技厅,由省科技厅聘任,任期五年。实验室主任可兼任学术委员会委员。

    4.工作准则:

    (1)    学术委员会在其职责中应体现如下原则:

    ①推进属于学科发展前沿或优先发展的研究;

    ②尊重人才和学术上的创造性;

    ③吸引优秀人才来实验室工作;

    ④坚持学术上的严肃性和公正性;

    ⑤发扬科学、民主的精神。

    (2)    学术委员会不涉及职责之外的行政管理工作。

    (3)    学术委员会由主任或副主任召集,每年一次。委员会的经常工作方式为通讯形式的。

    (4)    学术委员会闭会期间由主任委员或委托一名副主任委员处理日常事务。



    三、实验室工作条例

    实验室是科学研究和人才培养的重要场所,为保证安全、正常运转,须执行以下规定、条例。

    1.      实验室分由专人负责仪器设备的购置申请、保养、更新、资产管理、清洁卫生及对实验事故提出处理意见。

    2.      实验室内要保持安静、整洁,室内不得从事与科研无关的活动,禁止在实验区吸烟、会客、进餐。

    3.      实验室万元以上仪器实行专管专用,专管人员应掌握仪器设备的结构性能及使用方法,并定期进行检查和常规保养,做好仪器设备的档案管理。

    4.      实验室仪器、设备要建立资料档案和操作规程。非专管人员在使用前必须熟悉仪器设备的操作方法,并征得专管人员的同意后方可按照操作规程使用。仪器使用后要认真做好使用记录并将仪器及所用物品恢复原状。

    5.      仪器使用过程中出现专管人员不能排除的故障应立即向办公室主任汇报,并请专业人员修理。

    6.      实验室仪器对外开放,收取费用按实验室规定执行。

    7.      实验室人员必须有高度的安全意识,严格执行学校和本室的安全措施与规定(详见四、安全措施与规定)。

    8.      未经批准不得将室内物品私自带出。

    9.      对违纪并不服从管理者予以教育,对教育无效者取消其实验室工作资格,并承担所造成的一切后果。



    四、安全措施与规定

    1.      重点仪器设备实行专人保养、保管责任制,提供有效服务,保障安全运行。

    2.      实验室各房间的门窗、水电等,由最后离开者负责关好,对于由失责造成事故者追究行政责任,并处以经济赔偿。对造成重大安全事故者,要追究法律责任。实验室由专人负责督促安全工作。

    3.      实验人员和管理人员,必须增强安全用电意识,反对麻痹大意。如违反规定而发生事故,一切后果由肇事者自负。实验室非正常用电需经安全员同意,并由具体人员到位后方可进行。

    4.      实验室中的照明、稳压器及插座、线路等应每半年检查一次,发现问题及时解决。实验室的照明电和动力电必须线路分开,动力设备严禁连接在照明线路上使用,以免引起火灾。

    5.      实验楼必须安装设计、制造均符合国家有关技术标准的电气设备,安装操作应符合国家有关技术规定。楼内设总控制室,各实验室设分控制箱,并安装指示灯,以便识别。

    6.      所有电源应按规定安装可熔保险器和空气开关,禁止用铁丝或其它金属丝代替保险丝,禁止超负荷使用。用电量大的实验室,必须将线路更新到满足使用要求,开留有较大余量;必要时可单独安装线路。

    7.      交直流电源和高压电源均应有明显标志,以便识别。高压电源应附操作规程说明书。

    8.      装天线的实验室必须安装避雷针、避雷器及专用地线。

    9.      铁壳仪器设备等必须安装地线(一般接地电阻不超过4Q),用电量大的实验室或使用大电流、高压仪器设备的实验室必须专设地线,其接地电阻均不得超过4Q。计算机室应按规定单独装专用地线,接地电阻不超过3Q。每年应对地线安全情况进行检查,如有损坏及时更新。

    10.  坚持定期检修制度,保持电气设备(包括稳压电源、电源开关、插座和线路)的完好,无不良接触现象;终端盒安装质量好,保持密封状态。如有不良接触现象等,应及时修理或更换。

    11.  电气设备和线路必须绝缘良好,按规范布线,裸露的带电导体必须装安全遮栏并标明警告标志。不得乱拉线路、乱接电源或任意拆卸电气线路。对电气线路要经常检查,适当时候应予更新,防止线路老化,引起火灾。

    12.  使用电热干燥箱等电热设备必须接地,有关院系对需干燥的物品应制定相应的规定,严禁在干燥箱内烘烤食物和易燃易爆物品。使用电热真空干燥箱时,还应注意真空干燥结束后必须等温度降低,解除真空后,才能放进空气,否则会有燃烧和爆炸危险。

    13.  每间实验用房均配备至少一只灭火器,并进行使用培训。

    14.  氧化剂、易爆物品、自燃物品、遇水易燃物品、易燃液体、易燃固体、毒害物品、腐蚀物品、放射性物品、压缩气体和液化气体等化学危险品管理的关键是:防火种、防受热、防性能相抵触的危险品混放、防雷击、防偷盗破坏。

    15.  化学危险品应定专人采购,并根据需要适量采购,既满足需要又减少仓储。采购人员必须到公安部门办理危险品准购证。采购危险品一般须经院(系)分管领导批准,采购多硝基化合物、剧毒物品和放射性物品等特种物品须报学校批准。

    16.  实验楼、危险品仓库、贵重物品仓库、在教学楼内的实验室、仪器室等必须安装防盗设施,钥匙由专人保管。危险品仓库应坚持双门、双锁、双人管理的原则。

    17.  实验楼等安全重点部位应配备门卫和晚间值班人员。门卫和晚间值班人员应按门卫制度和值班职责,尽心尽职,不得擅离岗位;晚间值班应勤于巡视。

    18.  非本单位人员不得进实验室;非仓库管理人员不得进库。如有参观人员,需经单位领导批准。如有来访者,应征得接待人员同意,在办公室、接待室、会议室会客,不得在实验室会客。

    19.  实验室钥匙管理要有制度,由专人管理,移交、借用要办手续。非本实验室人员不得借用和另配钥匙。不得将钥匙散失在外,一旦散失,应及时换锁。

    20.  防盗设施损坏应及时修理。对违章肇事和偷盗者进行必要的教育和处罚,情节严重者要追究刑事责任。



    五、访问学者暂行条例

    1.      凡自带课题与经费的访问学者,其申请手续为:填写申请表、科研设计书,非高级职称须由两名副教授以上的同行推荐,由实验室主任审核批准后,由办公室按课题规定的时间,安排实验室,确定指导老师,并按研究内容核算经费,在访问学者到位前一次收清。

    2.      凡需取得实验室资助的访问学者,需按开放课题要求进行科研设计,科研设计经学术委员会评审,实验室主任批准后进行。

    3.      凡受课题组聘任到实验室完成本实验室研究课题的访问学者,由课题组组长批准,实验室主任签字后由办公室统一安排,一切费用由课题组负责。

    4.      访问学者到位后按客座人员管理办法办理有关手续,核定经费、批准权限,发给经费使用卡,结束时核对后归还、存档。

    5.      协作科研经费由本室统一管理。



    六、客座人员暂行办法

    1.      各课题组、实验室对来本室工作的客座人员(含访问学者)必须介绍本室的各项规章制度。

    2.      校外客座人员报到时需向办公室提供单位介绍信、本人证件(身份证复印件),填写登记表一份,以便办理临时工作证或出入证。

    3.      客座人员应遵守本室和各研究室的规章制度,欢迎提出批评意见及建议。

    4.      客座人员因科研工作需要,尤其所在单位出资购置或带入本室的仪器设备必须登记造册,工作结束后清点办妥手续后方能带出本室,仪器设备的使用与损坏由客座人员本人负责。

    5.      客座人员在工作中发现不安全因素或其他问题,应立即通知办公室,以便及时处理。

    6.      客座人员研究成果由实验室与研究者所在单位共享。公开发表论文要明确标注“江苏省现代光学技术重点实验室开放课题经费资助项目”;申报成果鉴定、奖励等,均署名统一格式为:“江苏省现代光学技术重点实验室”和“××单位”(并列),并将论文、鉴定资料、获奖证书等复印件送实验室存档。



    七、协作科研管理办法

    1. 协作科研主要包括以下内容:

    (1)课题协作:承接其他单位委托或合作研究的科研项目,新产品的研制、开发等。

    (2) 成果转让:与外单位共同研制的成果、新产品等转让,此外还包括成果推广学习班、和实验室技术培训等。

    2. 实验室与校外单位联合开发研究或建立研究开发试验生产基地,需先认真加以论证,按学校有关规定办理申请手续。学校批准同意后双方签订正式合同或协议,合同或协议草案必须先经学校法律顾问审定。在合同或协议中必须明确研究开发取得的成果和经济效益分配方面的条款。

    3.      实验室所属人员需在本室完成课题者,按课题来源、经费及研究内容由实验室统一安排,科研消耗品由课题费开支。

    4.      学校其他院系人员需在本实验室完成课题者,需提出申请,提交科研设计书,并核算经费,在实验开始前一次缴清。由实验室安排场所、人员以确保课题完成。

    5.      校外自带科研经费来本室工作者,经费核算中除消耗性物品外,使用仪器设备的可酌情收取费用。

    6.      校外委托本室完成课题者,应有课题设计书三份,由委托单位、课题承担者和实验室各执一份,预算经费核定后,按使用仪器设备的品位酌情收取管理费,并于实验开始前一次缴清。

    7.      所有经费均按本室“经费管理规定”统一管理。



    八、档案和数据管理

    1.   实验室的档案管理是一项基础性工作,学校或实验室必须指派专人专管或兼管。实验室应建立档案材料的收集与保管制度,确保文件材料的完整、准确、系统,经常检查、督促科技人员做好有关记录和文件材料的积累。

    2.   实验室档案管理人员要主动向科技人员征集档案材料,定期收集、组卷,及时向档案部门归档。

    3.   实验室档案的归档范围是多方面的,主要包括学校档案部门规定的行政类、科学研究类、产品生产和科技开发类以及仪器设备类中的有关内容。


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